Onko sähköposti yleensäkään järkevin tapa hoitaa kommunikointia?

Monet modernit sovellukset, kuten Office 365 Teams, tarjoavat tietoturvallisemman ja järkevämmän tavan viestiä sekä lähettää tietoa oman tiimin kesken. Uusien tai yritysten ulkopuolisten kontaktien kanssa sähköposti voi kuitenkin olla toimivampi tapa, varsinkin yhteydenpidon alkuvaiheessa.

Syitä käyttää salattua sähköpostia

Sähköposti on kuin postikortti, siinä ei ole yksityisyyttä

Sähköposti on ulkopuolisten luettavissa yhtä helposti kuin postikortti. Matkallaan tavallinen sähköposti kulkee verkossa useiden palvelimien ja välityspalvelimien kautta selkokielisenä, ja on kenen tahansa luettavissa lähettäjän ja vastaanottajan siitä tietämättä.

Liikesalaisuuksien suojaaminen

Jokaisella yrityksellä on ainutlaatuista ja arkaluonteista tietoa, joka pitää salata. Viestinnässä liikkuu usein myös muille yrityksille tärkeitä tietoja, joten on tärkeää, että tällaisten tietojen lähetys hoidetaan salatusti. Aina kun lähetät tietoa salaamattomana, mieti haluaisitko sen päätyvään julkiseen levitykseen.

Asiakkaiden tietojen suojaaminen

Asiakkaat luottavat yritykseesi, joten on tärkeää käsitellä heidän tietojaan turvallisesti. Kun lähetetään henkilötietoja, käyttäjätunnuksia tai muita henkilöiden liittyviä tietoja, on syytä käyttää salausta.

Lakien ja säädösten noudattaminen

Eduskunnan oikeusasiamies on todennut, että salassa pidettäviä tietoja ei saa lähettää suojaamattomassa sähköpostissa (Dnro 3438/4/09). Luottamuksellisia ovat esimerkiksi potilastiedot ja henkilötiedot. Tietojen luottamuksellisuutta säätelevät myös lait, kuten julkisuuslaki ja henkilötietolaki.

Tietosuojavaltuutetun kannanoton (Dnro 1431/41/2007) mukaan suomalainen yritys ei saa lähettää asiakkaidensa tai työntekijöidensä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla. Myös rekisterien ylläpitäjien tulee suojata henkilötiedot ja käsitellä niitä huolellisesti. Henkilötiedoksi katsotaan esimerkiksi henkilötunnuksen ja nimen yhdistelmä.

Tietojen suojaus ulkomaisilla palvelimilla

Suomen perustuslain mukaan ”kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton”, ja tämä koskee myös sähköpostia. Laki ei kuitenkaan päde Suomen rajojen ulkopuolella, ja internetissä palvelimet voivat sijaita missä päin maailmaa tahansa. Jos palvelin on esimerkiksi Ruotsissa, Suomen laki ei enää päde, ja Ruotsilla on lain mukainen oikeus seurata ja lukea viestiliikennettä.

Inhimillisten virheiden välttäminen

Sähköpostin salaus suojaa tietoja, kuten luottokortin numerot, tilinumerot, sosiaaliturvatunnukset ja potilastiedot. Salaus voidaan laittaa automaattisesti päälle, jos viestissä havaitaan salausta tarvittavia tietoja, jolloin käyttäjä ei lähetä niitä vahingossa salaamattomana.

Tietoturvallisen toiminnan ei tarvitse olla vaikeaa ja hidastaa työntekoa

Salaus voidaan sisällyttää käyttäjän päivittäiseen tekemiseen ilman uusia asennuksia, tunnuksia ja salasanoja.

Lue lisää DG Salattu Sähköposti -palvelusta tästä.

Data Group 25.10.2019